Der einzige Countdown der spannender ist als der Silvester-Countdown ist der zu eurem Maturaballs. One week to go – und noch so viel zu erledigen. Zwischen Vorfreude und Anspannung weiß man oft gar nicht mehr wo einem der Kopf steht und die Ladung an übriggebliebenen Aufgaben kann einen absolut überfordern. Wir haben euch hier eine Checkliste für die letzten Wochen zusammengestellt, damit ihr euch ganz auf den „Vorfreude“-Teil konzentrieren könnt.
7 Tage vorher
Ganz wichtig für die letzte Endspurt-Woche ist ein finales Meeting des Maturaballkomitees. Besprecht euch darüber, welche Aufgaben noch ausstehen, oder was einfach noch nicht erledigt worden ist. Besonders wenn es Dinge sind, die schon längst fertig sein sollten, müsst ihr dafür jetzt auf jeden Fall einen To-Do-Tag festsetzen. Überprüft am besten auch eure Gästeliste nochmal – sind noch Zusagen ausständig? Im Zweifelsfall gleich anrufen. Haben alle Dienstleister fix zugesagt und die richtigen Zeiten übermittelt bekommen? Falls ihr euren Ball auf Social Media bewerbt, wäre jetzt auch die ideale Gelegenheit um dort einen Countdown Post zu machen, oder eure letzte Woche der Planung zu dokumentieren.
6 Tage vorher
Es wird Zeit zum Shoppen – denn für euren Ballsaal braucht es natürlich die passenden Namenskärtchen & Dekorationen. Macht alle Besorgungen die noch ausständig sind und beginnt schon einmal damit, die erste Deko zu basteln. Lasst bei eurer Einkaufstour natürlich noch alle Sachen weg, die möglichst frisch bleiben sollten, um Blumen kümmern wir uns also später. Legt trotzdem schon einmal im Voraus fest, wer die übrigen Besorgungen wann zu erledigen hat, damit ihr es nicht überseht. Heute habt ihr auch noch Zeit um die Preise für eine mögliche Tombola zu verpacken und vorzubereiten.
5 Tage vorher
Noch eine letzte Krisensitzung über Menükarte, Gästeliste und Programm. Seid konsequent und geht nochmal alles durch um zu schauen, was wirklich umsetzbar ist. Denn aller spätestens jetzt sollten Programmhefte, Namenskärtchen und Menükarten in den Druck gehen, sowas braucht auch seine Zeit. Nur wenn sie einmal bei der Druckerei sind, dann kann man daran nichts mehr umändern. Heute sollte auch eure Präsentation oder eure Diashow endgültig fertiggestellt werden.
4 Tage vorher
Ein erster Probetag steht an – also versammelt am besten alle am Veranstaltungsort. Heute solltet ihr die ersten Soundchecks erledigen und schauen, ob mit der Technik alles hinhaut. Also Mikrofon, Lichter, Beamer & Co durchprobieren. Geht mit all euren Maturanten nochmal den Ablauf des Ballabends durch. Jetzt wo alle da sind bietet es sich auch an, eine Probe zu machen und alle Tänze zu üben. In der Location ist es immer ein ganz anderes Gefühl als daheim vor dem Spiegel, also geht wirkliche jeden Programmpunkt einmal durch. Am besten sagt ihr auch gleich allen Bescheid, wann sie am Balltag da zu sein haben und was die Woche über noch für jeden einzelnen ansteht, denn man kennt es ja, Textnachrichten gehen im Stress manchmal einfach unter.
3 Tage vorher
Fast Halbzeit! Heute steht noch ein Meeting mit dem Komitee an. Wie viele Probleme sind mittlerweile gelöst? Macht jeder Maturant was er soll? Wenn nicht, dann müsst ihr noch einmal genauer nachhaken und eventuell schauen, wo noch Unterstützung benötigt wird. Ihr solltet noch all eure Helfer briefen, zum Beispiel falls jüngere Jahrgänge euch an der Kasse, Garderobe oder Bar aushelfen. Besprecht nochmals eure Konzepte für Sicherheit und Barrierefreiheit am Ball und stellt sicher, dass jeder weiß, was er zu tun hat.
2 Tage vorher
Hurra – der Druck ist fertig! Heute sollten Programmhefte, Menükarten & Namensschilder abgeholt und letztere vielleicht auch laminiert werden. Auch der Endspurt im Dekorationen basteln steht an. Immerhin soll euer Ballsaal hervorragend aussehen und DIY-Deko spart euch eine Menge Geld. Apropos Geld – habt ihr schon die Kassiere über den Ablauf informiert? Sie sollten die Abendkassa-Karten bekommen und eine Namensliste mit den schon gezahlten Karten erhalten, damit sich auch keiner reinschummelt. Auch die Zettel für euer Garderobensystem sollten jetzt fertig gemacht werden.
1 Tag vorher
Heute wird eifrig Kuchen gebacken und die restliche Verpflegung von euch vorbereitet. Der Tag steht allerdings ganz im Zeichen der Verpackungen und Kisten, denn morgen sollte alles an euren Veranstaltungsort gebracht werden. Dazu müssen Deko, Kostüme & Co aber auch transportbereit sein. Wenn keine ganz akuten Probleme mehr liegengeblieben sind, dann nehmt euch heute ein bisschen Zeit zum rasten, denn morgen wird ein ziemlich anstrengender Tag.
Der Tag X
Die Anlieferungen von Getränken & Essen stehen an und der ganze Saal muss vorbereitet werden. Heute ist viel zu tun – alles muss dekoriert & aufgebaut werden, es sollte nochmal die Technik überprüft werden und eigentlich sollte man ja auch noch eine Generalprobe mit den richtigen Outfits und Kostümen machen… und am ende des Tages noch gut auf einem Foto aussehen. Keine Sorge – ihr schafft das!
Jetzt habt ihr auf jeden Fall einen stabilen Plan für eure letzte Woche vor dem Maturaball. Natürlich sind die letzten Vorbereitungen sehr stressig und verlangen eine gute Organisation, aber was tut man nicht alles für den eigenen Ballabend? Ihr habt die letzte Woche und eigentlich auch die letzten Jahre darauf hingearbeitet, ihr werdet das auf jeden Fall rocken!
