Einen Maturaball zu planen ist ein ganzer Haufen Arbeit. Damit die Organisation und der Tag-X gut laufen, braucht es ein Team, das sich gut ergänzt und bereit ist, Verantwortung zu übernehmen. Je größer die Challenge, desto wichtiger ist gutes Teamwork. Was man alles beachten sollte, wenn der Jahrgang das Komitee aufstellt.
Uphill battle
Bevor du dich für das Maturaballkomitee meldest solltest du bedenken, dass dich diese Aufgabe sehr lange begleiten wird. Üblicherweise wird das Komitee 2,5 Jahre vor dem Balldatum gewählt, also Vorsicht – du sitzt hier eine Weile fest! 😉
Wenn du deiner Sache sicher bist, herzlich willkommen im Team! Bist du bereit Deadlines hinterher zu laufen, Geldsorgen zu bewältigen und das Gefühl einer niemals endenden Aufgabe in die Hand zu nehmen? Dann bist du für diese Aufgabe wohl genau richtig. Trotz allen Herausforderungen, die es zu schultern gibt (an denen wird es nicht mangeln) ist es ein wundervoller Job für einen guten Zweck und nicht zuletzt einen der unvergesslichsten Abende deines Lebens. Irgendjemand muss es machen – deine mit-Maturanten werden es dir danken!
Auf in die Schlacht
Klasse, das Team hat sich nun gefunden. Jeder ist ready für die Planung & Konzeption und möchte sich bemühen das Beste aus dem Abend zu machen. Das A & O für ein gelungenes Organisationsteam ist die richtige (und vor allem faire!) Verteilung der Aufgaben. Schon bald wird die schiere Menge an tasks auffallen: Es müssen Termine für Mottoshooting, Tanzproben und den Ball selbst festgesetzt, passende Fotografen & Locations gefunden, Programme und Moderation geschrieben, Sponsoren angefragt, Verträge unterzeichnet, eine Maturazeitung designt und nicht zuletzt die anderen Maturanten informiert werden. Und das ist erst der Anfang. Nett hier, im Komitee.
Aber macht euch keine Sorgen, auch wenn einen der Aufwand vielleicht zu erschlagen droht könnt ihr all das bewältigen. Das haben vor euch auch schon Viele geschafft!
Jedem das Seine
Das Gute an der Sache: Es gibt für jeden die passenden Aufgaben. Auch wenn es oft so scheint, dass kommunikativere Kollegen den Großteil übernehmen, zählen am Ende des Tages die unterschiedlichsten Fähigkeiten. Klar, die social butterflies werden vermutlich die Kommunikation mit den Sponsoren und die Abendmoderation übernehmen, aber in den stilleren Mäusen findet man oft die größten Organisationstalente! Setzt euch also am Anfang alle zusammen und nehmt euch Zeit um die Stärken und Schwächen jedes einzelnen Mitglieds kennenzulernen. Dann könnt ihr die Aufgaben so verteilen, dass jeder einen Bereich übernehmen kann, der ihm liegt. Je lieber man an etwas arbeitet, desto besser wird es am Ende auch! Diese Vielfalt im Komitee ist nicht nur schön, sondern auch wichtig um alle Maturanten in den Entscheidungen gut repräsentieren zu können. Innerhalb der Aufgabenbereiche sollte jeweils ein Verantwortlicher und ein Stellvertreter gewählt werden, denn im Tag-Team ist garantiert, dass immer jemand den Überblick behält. Zu zweit trägt sich die Verantwortung gleich viel leichter!
Ordnung ist alles
Damit ihr auch nichts überseht braucht ihr im Team eine klare Struktur. Klingt vielleicht offensichtlich, aber ein gesammelter Google Drive oder Dropbox Ordner mit guter Sortierung kann wahrlich Wunder wirken. Achtet darauf, dass ihr auch wirklich alle eure Dokumente, von Mottoideen bis zu Verträgen, dort ablegt und das Komitee zu jeder Zeit vollen Zugriff darauf hat. Je weiter ihr in der Planungsphase kommt, desto wichtiger wird dieser Schritt. Besonders ab dem Zeitpunkt, ab dem Sponsoren ins Bild kommen, ist Ordnung ein absoluter Lifesaver. Achtet auch darauf euer Punktesystem möglichst früh im Jahrgang zu etablieren, je früher es klare Strukturen gibt, an die sich alle halten können, desto besser.
Gut kommuniziert ist halb gewonnen
Setzt euch auch schon früh regelmäßige Termine für die Komitee-Sitzungen fest. Im Zweifelsfall sollten zumindest die Verantwortlichen und/oder Stellvertreter aller Aufgabenbereiche immer Zeit haben. Die Kommunikation im Komitee ist einer der wichtigsten Aspekte, damit das Team funktioniert. Nur wenn ihr euch regelmäßig updatet (etwa in regelmäßigen Sitzungen oder einem Gruppenchat) und euch gegenseitig über Fortschritte und den Status Quo informiert, kann die Organisation bis zum Schluss gelingen. Auch wöchentliche To-Do-Listen können dabei helfen. Haltet auch stets die anderen Maturanten auf dem Laufenden, vielleicht können sie hin und wieder etwas zur Planung beitragen. Wer weiß, vielleicht kennt ja jemand einen passenden Sponsor?
Zu guter Letzt solltet ihr noch einen Chef des Ballkomitees wählen. Ein Vorstand, der am Tag X, wenn es kurzfristige Entscheidungen zu treffen gilt, das Wort hat. Falls etwas schief geht muss schnell gehandelt werden, da bleibt keine Zeit um das ganze Komitee – oder gar alle Maturanten zu befragen. Im Ernstfall trägt der Vorstand aber auch die Verantwortung dafür. Vorsicht, dieser Job erfordert Nerven aus Stahl!
Im Maturaballkomitee zu sein ist eine große Herausforderung. Es gibt so viel zu erledigen und so viel Zeit aufzuwenden, man könnte fast meinen es wäre ein Nebenjob. Trotzdem ist es eine Aufgabe, an der ihr ohne Zweifel wachsen werdet. Die anfängliche Überforderung ist absolut in Ordnung, aber mit Motivation, Planung, Kommunikation und Zusammenhalt könnt ihr alle Probleme bewältigen. Und am Ballabend selbst vorne zu stehen und zu sehen, wie alles real geworden ist, ist unbezahlbar (wobei die Einnahmen trotzdem ziemlich schön sind). Niemand hat gesagt es wäre leicht – aber ihr seid klar die Stars des Maturaballs!
