Sponsoren zu finden ist eine der fundamentalsten Aufgaben für jeden Maturaball. Sich bei großen Konzernen zu melden und um finanzielle Unterstützung zu bitten braucht viel Überwindung und Mut. Und was, wenn man etwas Falsches sagt? Immerhin hängt die Zukunft des Ballabends davon ab, dass genug Sponsoren zusagen! Keine Sorge, wir verstehen den Stress dahinter. Deswegen haben wir hier 5 Tipps für die Kommunikation mit den Sponsoren für euch, damit eure Chancen möglichst gut stehen!
1. Der erste Eindruck zählt!
Wenn ihr schon ein paar potenzielle Kandidaten für eine Sponsorenanfrage gefunden habt folgt als nächstes natürlich, diese zu kontaktieren. Die erste Anfrage ist eine sehr gruselige Hürde, aber besonders diese zählt! Ihr als Maturanten solltet unbedingt selbst Kontakt mit den künftigen Sponsoren aufnehmen. Am besten per Anruf oder ganz traditionell via Email. Ganz wichtig ist dabei, schon einige konkrete Vorschläge für das Sponsoring einzubauen, etwa unterschiedliche Pakete, die ihr euch überlegt habt und was für das Unternehmen bei einer Unterstützung eures Balls rausspringt. Es sollte eine echte Win-Win-Situation sein, also überlegt euch gut, was für einen Sponsor an eurem Ball interessant sein könnte! Formuliert euer Anliegen klar, kurz & knackig – kaum eine Firma hat Zeit, sich erst durch einen Roman zu kämpfen um herauszufinden, warum ihr sie kontaktiert! 😉
2. Am Ball bleiben
Wurdet ihr von einem Unternehmen nach eurer Sponsoring-Anfrage geghosted? Keine Sorge, das muss nicht unbedingt heißen, dass sie kein Interesse haben. Bei vielen Firmen landen nicht-priorisierte Emails schnell in der Ablage oder im Spam-Ordner, also kann es gut sein, dass euer Anliegen einfach untergegangen ist. Habt in so einem Fall keine Scheu, einfach mal im Unternehmen anzurufen oder nachzufragen – mehr als „nein“ können sie nicht sagen. Im schlimmsten Fall seid ihr also auf dem selben Stand wie vorher. Das gilt auch für die bereits zugesicherten Sponsoren: Wenn ihr von ihnen etwa Verträge, Logos oder Informationen braucht und auf eure Anfragen hin nichts passiert, meldet euch! Am besten persönlich – denn wenn Emails ein Mal untergehen, kann das locker nochmal passieren. Engagement wird immer gerne gesehen, also keine Sorge, dass ihr lästig seid!
3. Finanzielle Fairness
Money, money, money – bei Sponsorings geht es nun mal hauptsächlich um’s Geld. Sind wir ehrlich: Ihr braucht Budget, sonst würdet ihr euch nicht melden. Trotzdem sollten eure Anforderungen und Gegenleistungen immer fair bleiben. Es ist schwierig abzuschätzen, welche Beträge für etwa eine halbe Seite in der Maturazeitung angebracht, zu hoch, oder sogar zu niedrig sind. Denn unter Wert müsst ihr euch nun auch nicht verkaufen. Um das am besten abschätzen zu können, solltet ihr bei ehemaligen Maturanten nachfragen, wie hoch ihre Sponsoring-Anfragen waren. Durch das Abgleichen von mehreren Angeboten könnt ihr bestimmt selbst faire Pakete aufstellen!
4. Transparenz & Ehrlichkeit
Damit eure Chancen möglichst gut stehen ist es wichtig, mit den Sponsoren respektvoll, höflich und formell zu kommunizieren. Klingt offensichtlich – ist aber effektiv! Habt also immer ein Auge auf euren Posteingang und meldet euch zeitnah zurück. Und wann immer ihr eine Email abschickt, lasst noch einmal vorher mehrere Personen drüberlesen. Ist alles richtig geschrieben? Stimmen die Daten? Ist es auch nicht zu umgangssprachlich? Perfekt! Außerdem solltet ihr immer ehrlich sein. Wenn ein Sponsor zu hohe Gegenleistungen aushandeln möchte, oder euch jemand Sachen anbietet, die ihr eigentlich nicht wirklich brauchen könnt, dann lehnt höflich ab. Es ist keine Schande nach Plan zu handeln, solange ihr respektvoll bleibt.
5. Eine gute Bindung aufbauen
Wenn die Zusammenarbeit gut funktioniert, dann kann das bei dem Sponsor einen bleibenden Eindruck hinterlassen! Das kann viele Vorteile bringen: Kommende Jahrgänge könnten es leichter haben, den Sponsor zu überzeugen, oder sie erinnern sich im späteren Geschäftsleben an euch! Wenn euch das Unternehmen sehr interessiert, könnte euch die Bindung vielleicht auch bei einem potenziellen Praktikumsplatz helfen? Also bedankt euch am Ballabend auf jeden Fall bei all euren Sponsoren und kontaktiert jeden persönlich. So wird ihnen nicht nur der Erfolg des Balls bewusst, sondern auch, dass sie ihre Unterstützung gut angelegt haben und ihr verlässliche und vertrauenswürdige Geschäftspartner seid. Jede Connection beweist früher oder später ihren Wert! 😉
Wenn ihr diese Tipps im Hinterkopf behaltet, dann sollte die Kommunikation mit Sponsoren eigentlich kein Problem darstellen. Natürlich ist es etwas nervenaufreibend zu wissen, dass ihr auf sie angewiesen seid, um euren Ball gestalten zu können, aber das werdet ihr ohne Probleme meistern! Gute Kommunikation ist ein Schlüssel, der euch viele Türen öffnen kann, ob für den Maturaball, oder im späteren Geschäftsleben. Also schöpft eure Möglichkeiten voll aus und beweist euren Sponsoren und euch selbst, dass ihr professionell mit euren Geschäftspartnern umgehen könnt!
