Bevor die Korken knallen können bei der größten Feier eurer Schullaufbahn steht eine ganze Menge sorgfältige Planung auf dem Programm. Als Maturaballkomitee habt ihr die Aufgabe, einen unvergesslichen Abend auf die Beine zu stellen, der nicht nur alle Erwartungen erfüllt, sondern diese idealerweise sogar übertrifft.
Damit ihr bei den ganzen To Dos auch nichts vergesst, haben wir eine praktische Checkliste zusammengestellt. Sie hilft euch, die Organisation Schritt für Schritt zu strukturieren und im Maturaball-Chaos den Überblick zu behalten.
Frühzeitige Planung: Der Schlüssel zum Erfolg
Ein Maturaball erfordert unzählige Vorbereitungen, daher ist es wichtig, so früh wie möglich mit der Planung zu beginnen. Idealerweise habt ihr die Möglichkeit, ein Jahr im Voraus zu starten. Diese Punkte solltet ihr zu Beginn klären:
- Gründung des Komitees: Bildet ein Team mit klaren Verantwortlichkeiten (z. B. Finanzen, Sponsoring, Dekoration, Werbung, Technik, Maturazeitung…).
- Budget festlegen: Erstellt eine erste Kalkulation, um einen Überblick über die verfügbaren finanziellen Mittel zu bekommen. Legt auch gleich zu Beginn fest, nach welchem System der Gewinn am Ende unter den Maturanten aufgeteilt wird.
- Termin und Location: Sichert euch frühzeitig eine geeignete Veranstaltungslocation. Achtung: Beliebte Säle und Räumlichkeiten sind oft schnell ausgebucht.
- Motto finden: Wählt ein Motto, das sich dann als roter Faden durch den gesamten Ballabend zieht.
- Fotografen finden: Der Maturaball ist ein Abend voller Highlights und damit die für die Ewigkeit festgehalten werden sollte ein Maturaball Fotograf für Fotos und ein Video des Events engagiert werden. Zudem werdet ihr auch für das Mottoshooting, das im Vorhinein stattfinden wird und die Portrait-, Freundschafts- und Familienfotos einen Profi hinter der Kamera benötigen.
Das Budget im Griff behalten
Die Finanzierung ist eine der größten Herausforderungen bei der Planung eures Maturaballs. Aber keine Angst: Wenn ihr es systematisch angeht, ist das alles kein Problem:
- Einnahmen planen: Rechnet mit den Einnahmen aus Ticketverkauf, Sponsorenbeiträgen, Tombola und eventuell Spenden.
- Kosten im Blick behalten: Haltet Ausgaben für Location, Technik, Catering, Dekoration, Musik, Tanzlehrer, Fotos und Marketing (Druckkosten für Tickets, Plakate, Maturazeitung, etc.) fest.
- Sponsoren gewinnen: Erstellt ein Sponsorenkonzept und kontaktiert Unternehmen, die euch unterstützen könnten. Gebt ihnen klare Vorteile, wie die Platzierung ihres Logos in der Maturazeitung und erlaubt ihnen vor oder direkt in der Location Werbeplakate zu platzieren. Erwähnt sie gerne auch als Sponsoren in der Dankesrede. Ein paar Tipps für den ersten Kontakt mir Sponsoren findet ihr hier.
Organisation der Location und des Caterings
Die Location ist das Herzstück des Maturaballs. Klärt folgende Punkte:
- Locationwahl: Wo findet euer Maturaball statt?
- Raumkapazitäten: Reicht der Platz für alle Gäste, Bühne und Tanzfläche?
- Technik: Gibt es eine vorhandene Licht- und Tonanlage oder müsst ihr diese separat organisieren?
- Catering: Plant ein Buffet oder Menü und berücksichtigt dabei auch vegetarische und eventuell vegane Optionen.
- Sicherheit: Ist das Sicherheitspersonal bei der Location-Buchung inkludiert?
Das Programm: Der Ablauf des Abends
Ein gut durchdachter Ablauf sorgt für einen reibungslosen und unterhaltsamen Abend. Diese Programmpunkte dürfen nicht fehlen:
- Einlass und Begrüßung: Organisiert einen Empfang mit Sekt oder Fotowand.
- Polonaise: Plant einen klassischen Tanz, der den Abend offiziell einleitet, besorgt euch dafür auch einen Tanzlehrer und nehmt Tanzunterricht, damit am Ballabend auch wirklich alles glatt läuft.
- Musik: Engagiert eine Band oder einen DJ und überlegt euch Show-Acts, die zum Motto passen. Denkt daran, dass auch die Disco einen DJ benötigt.
- Dankesrede: Eine persönliche Ansprache vom Maturakomitee, Klassenvorständen und dem Direktor an Eltern und Lehrer verleiht dem Abend einen feierlichen und emotionalen Rahmen.
- Unterhaltung: Mit ausgefallenen Unterhaltungsmöglichkeiten könnt ihr dafür sorgen, dass euer Maturaball den Gästen noch lange in Erinnerung bleibt. Plant also auch Programmpunkte wie eine Verlosung, die Wahl von Ballkönigin und Ballkönig, verkauft einzelne Rosen, macht ein Quiz oder bietet eine Fotobox an. Das bringt Spaß und zusätzliche Einnahmen.
- Mitternachtseinlage: Setzt ein Highlight, das den Abend unvergesslich macht.
Dekoration und Motto-Umsetzung
Die Dekoration sorgt für die richtige Atmosphäre und sollte zum gewählten Motto passen. Achtet auf diese Punkte:
- Farbschema und Stil: Wählt Farben und Materialien, die euer Motto unterstreichen.
- Fotopoints: Stellt eine Fotobox oder thematisch passende Fotowand mit kreativen Requisiten bereit, damit eure Gäste tolle Erinnerungsfotos machen können.
- Details: Denkt an Tischkarten, Menükarten oder kleine Gastgeschenke, die euer Thema aufgreifen.
Marketing und Ticketverkauf
Damit euer Maturaball ein voller Erfolg wird, müsst ihr möglichst viele Gäste ansprechen und begeistern. Nutzt verschiedene Kanäle:
- Social Media: Erstellt Accounts auf Instagram oder TikTok, um eure Zielgruppe zu erreichen. Teilt Teaser, Mottoparties, Behind the Scenes Einblicke und Countdown-Posts.
- Flyer und Plakate: Verteilt sie an der Schule, in der Umgebung und bei potenziellen Gästen.
- Vorverkauf: Richtet einen Online-Ticketverkauf ein, bewerbt den Maturaball auf Social Media, unter Freunden und Verwandten und besucht vielleicht auch andere Schulen, um den Ball zu bewerben. Verteilt auch eventuell Bonuspunkte an alle Schüler, die mehr Karten verkaufen.
Rollenverteilung am Abend selbst
Am Ballabend selbst braucht ihr ein eingespieltes Team, das den Ablauf koordiniert. Klärt folgende Punkte:
- Einlass und Garderobe: Wer begrüßt die Gäste und nimmt Tickets entgegen?
- Ansprechpartner: Wer ist für Technik, Catering, Sicherheit und Programm verantwortlich?
- Notfallplan: Legt fest, wer bei Problemen kontaktiert wird.
Nachbereitung und Feedback
Nach dem Maturaball ist vor der Erinnerung. Denkt an folgende Dinge:
- Rechnungen und Finanzen: Schließt alle offenen Rechnungen, zieht eine Bilanz und teilt den Gewinn nach eurem festgelegten System auf.
- Dankesworte: Bedankt euch bei Sponsoren, Helfern und Lehrern – persönlich, telefonisch, per Mail oder mit einer Karte.
- Foto- und Videomaterial: Erstellt eine Galerie für die Gäste oder einen Rückblick-Post auf Social Media.
Die Planung eines Maturaballs ist zwar eine Herausforderung, aber mit der richtigen Vorbereitung und Teamarbeit könnt ihr ein unvergessliches Event schaffen. Geht Schritt für Schritt vor, nutzt eine Checkliste und behaltet immer das Ziel im Auge: Eure große Feier, die allen Beteiligten noch lange in Erinnerung bleibt.
Habt Spaß an der Organisation, bleibt flexibel und genießt am Ende euren Abend – ihr habt es euch verdient!