Auf einem Maturaball rennen hunderte Leute auf und ab – ohne die richtige Planung ist so eine Menschenmenge ein totales Chaos. Damit sich in eurer sicherlich glorreichen Location auch keiner verläuft oder verzweifelt vertraute Gesichter sucht braucht jeder einen zugewiesenen Platz. Klingt easy? Dabei gibt es doch so einiges zu bedenken. Wir erklären euch, wie eine gute Sitzordnung für den Ballabend gelingen kann!
Wer, wo und wie viele?
Bevor es losgeht mit der Planerei solltet ihr euch erstmal die hard facts anschauen. Wie viele Leute bringt jeder Maturant mit? Wie sehen aktuell die Ticketverkäufe aus? Wie viele Ehrengäste sind eingeladen? Macht euch dafür am besten gleich eine Liste. Auch die Umgebung gilt es zu berücksichtigen: Wie viele Tische passen in den Saal und wie viele Leute haben an einem davon Platz? Nehmen wir runde Tische, dass sich alle besser unterhalten können, oder doch lieber eckige, die sich besser anordnen lassen? Geht sich das alles aus? Vergesst nicht darauf, genügend Platz für Buffet, Garderobe und Tanzfläche zu lassen! Und bleibt dann überhaupt genügend Platz zum Durchgehen? Fragen über Fragen. Aber bevor man sich damit beschäftigen kann, wen man nun wo hinsetzt, sollten die grundlegendsten Dinge abgeklärt sein. Bastelt also zuallererst einen Lageplan, dann könnt ihr die einzelnen Leute unterbringen.
Connections, Connections
Wer kann gut mit wem? Und wer kann überhaupt nicht miteinander? Klassische Fragen, die man sowieso bei der Sitzplatzwahl im Klassenzimmer kennt. Auch auf eurem Ball müsst ihr euch die Frage stellen. Wenn zwei Maturanten ständig beef miteinander haben und sich absolut nicht leiden können, wäre es vielleicht keine ganz so gute Idee, sie nebeneinander zu setzen. Klar, manchmal wäre das logistisch am einfachsten, aber wir wollen ja nun wirklich niemandem den Abend ausgerechnet wegen der Sitzordnung verbocken… oder?
Mischen, was zusammen gehört
Nicht nur Freundschaften sollten berücksichtigt werden – auch andere Gruppenzuteilungen können notwendig sein. Oftmals gibt es Maturanten, die keinen ganzen Tisch mit ihren Gästen besetzen, in solchen Fällen gilt es, aufzufüllen. Dann kann es helfen, nach Gemeinsamkeiten zu suchen. Die naheliegendste wäre es wohl, Familien von Maturanten aus der gleichen Klasse oder mit gemeinsamen Fächern zusammenzusetzen. So stehen die Chancen gut, dass sich die Gäste eher miteinander verstehen. Klar – befreundete Familien zusammenzusetzen ist natürlich ideal, aber manchmal haut das eben mit der Verteilung nicht ganz so hin. Worauf es auch zu achten gilt: Sind zwei Maturanten vielleicht irgendwie miteinander verwandt? Das kann euch sowieso Plätze sparen!
Die Ehrengäste
So die Maturanten und die dazugehörigen Familien und Freunde sitzen alle, aber wo kommen denn jetzt zum Beispiel die Lehrer und Sponsoren hin? Um ihren Status als Ehrengäste klarzumachen, sollten sie etwas präsenter im Vordergrund sitzen. Oftmals werden ja auch Persönlichkeiten wie Direktor, Bürgermeister und Co auf die Bühne gebeten, um ein paar Worte zu euren Ehren zu sagen, da ist es natürlich von Vorteil, wenn sie schon in der Nähe des Rampenlichts sitzen. Wäre ja doof wenn ihr sie aufruft und sie sich erstmal ihren Weg durch die vielen Tische und Sessel kämpfen müssten.
Jedes Detail zählt
Ganz besonders wichtig beim Aufstellen der Sitzordnung ist auch die Berücksichtigung von Gästen, die etwa barrierefreie Sitzplätze benötigen. Klärt mit allen Maturanten genau ihre Gästeliste ab. Sind in ihrem näheren Umkreis zum Beispiel Personen im Rollstuhl oder Leute, die nicht zu weit gehen sollten? Dann sollte das bei der Planung auf jeden Fall miteinbezogen werden. Am besten sollten dafür Tische in der Nähe des Eingangs reserviert werden. Umgekehrt wäre es natürlich gut, wenn Personen, die nicht so gut sehen oder hören, etwas weiter vorne im Publikum sitzen, wenn möglich. Es soll sich jeder mit seinem Platz so wohl wie möglich fühlen und auch wenn es dann nicht unbedingt erste Reihe fußfrei wird – auf die Gesundheit zu achten bleibt die oberste Priorität! Kleiner Tipp: Direkt neben einem Lautsprecher will aber wirklich NIEMAND sitzen.
Alle Eventualitäten durchdenken
Ist bei manchen Maturanten noch nicht ganz klar wie viele Leute mitkommen? Sind noch Tickets offen? In diesem Fall macht es Sinn, flexible Plätze einzuplanen. Vielleicht zwischen zwei Familien-Tischen, sodass die Plätze entweder für die Gäste eines Maturanten oder anderweitige Besucher vergeben werden können. Ein paar Reserve-Plätze im Saal verteilt zu haben kann wirklich praktisch sein, etwa wenn sich kurzfristige Änderungen ergeben, oder eine ungeplante Besucherwelle daher kommt.
Das A & O der Organisation
Man kennt sie, man liebt sie – die Planung. Im Ernst, es ist wirklich wichtig, dass eure Sitzordnung gut organisiert und vor allem dokumentiert ist. Macht Namensschilder und visualisiert einen genauen Sitzplan, zum Beispiel mit MS Excel oder, wenn ihr eine coole Grafik machen wollt, mit Programmen wie Canva. Lasst jeden Gast im Voraus vielleicht gleich den richtigen Tisch wissen, zu dem er gehört. Wenn ihr ein online Ticketsystem habt, könntet ihr euch überlegen auch eine Art Sitzplatzbuchung einzuführen, klasse für euch, aber dabei kann es unter den Gästen schon mal zu Enttäuschungen kommen, wenn der gewünschte oder sogar benötigte Platz nicht mehr frei ist.
Die passende Sitzordnung zu finden kann chaotisch sein, so viel ist schon mal klar. Es gibt gefühlt tausend Dinge zu berücksichtigen und man muss so viele unterschiedliche Gäste und ihre Bedürfnisse und Wünsche im Kopf behalten – das kann echt anstrengend sein. Man verbringt ewig mit der Planung und dann kommt doch wieder alles anders als erwartet, man muss immer auf alles vorbereitet sein. Und am Ballabend haben die Gäste sowieso keinen Plan wo sie hin sollen und man wird wohl oder übel den Wegweiser spielen. Wichtig für euch ist besonders, dass IHR wisst, wo jeder sitzt. Solange ihr nicht nur einen Plan, sondern einen Überblick habt, wird alles gut gehen.
